Kosten der Buchhaltung minimieren:
Ein Erfahrungsbericht über Lexware Office (lexoffice)

Jetzt machen wir schamlos Werbung: Wir empfehlen Lexware Office* (vorher: lexoffice).
Und wir erklären auch gern warum. 

In diesem Artikel teilen wir unsere Erfahrungen. Am Praxisbeispiel unserer Kundin Martina zeigen wir, dass es sich absolut lohnt, die Buchhaltung selbst zu machen. Weil Du so die Kosten für die Buchhaltung minimieren und gleichzeitig den Cashflow verbessern kannst. 

Die Herausforderung: Hohe Buchhaltungs-Kosten

Unsere Kundin stand vor der Herausforderung, ihre steigenden Buchhaltungs-Kosten in den Griff zu bekommen.

Die vorbereitende Buchhaltung hatte der Steuerberater bisher mit übernommen. Zusätzlich zum Jahresabschluss.

Das macht aber oft 50 % der Gebühr aus. Berechnet wird nach Unternehmensumsatz. Die andere Hälfte fiel bei Martina für Jahresabschluss und Steuererklärungen an. 

Bei Online-Unternehmen ist in den meisten Fällen die Anzahl der Buchungen überschaubar. Gerade, wenn Beratungsdienstleistungen oder Coachings verkauft werden, steigt irgendwann der eigene Stundensatz an und damit auch die Steuerberater-Kosten. Die sind fast nie an den Aufwand gekoppelt. Der bleibt in so einem Fall für den Steuerberater gleich. 

Was kostet die vorbereitende Buchhaltung mit einem Steuerberater?

Damit Du weißt, worüber wir hier sprechen, zeigen wir exemplarisch, was der Steuerberater im Fall von Martina gekostet hat. 

Sie ist Online-Unternehmerin, hat eine GmbH und 2 Mitarbeiter.  

Für die Erstellung des Jahresabschlusses stehen einem Steuerberater gemäß StB Vergütungsverordnung zwischen 10 und 40 Zehntel zu. Das ist allerdings für Laien nicht so einfach zu berechnen. Deswegen nutzen wir gern diesen Gebühren-Rechner. 

Bei Martinas GmbH mit 165.000 Euro Jahresumsatz, einer Bilanzsumme von 110.000 Euro und 60.000 Euro Gewinn wären das zum Beispiel Gebühren von 2.970 Euro.

Hinzu kommen die Kosten für die vorbereitende Buchführung durch den Steuerberater. Bei hohem manuellem Aufwand für die Buchhaltung kann sich der Wert schnell verdoppeln.

Bleiben wir bei unserem Beispiel mit den 165.000 Euro Jahresumsatz, dann fallen hier mindestens 220 Euro monatliche Gebühren an. Das sind im Jahr auch noch mal 2.640 Euro. 
Was nicht in diesen Buchhaltungs-Kosten enthalten ist: das Heraussuchen und Sortieren der Belege.

Dazu kommen noch die Beratungsgebühren. Wenn Du unterjährig Fragen an Deinen Steuerberater stellst, wird er das zusätzlich mit einem Stundensatz von 150 bis 300 Euro abrechnen. 

Buchhaltung selber machen oder machen lassen? 

Bevor wir anfangen zu rechnen, schauen wir grundsätzlich auf die Buchhaltung.

Das ist wichtig für Dich, damit Du später für Dein Unternehmen eine fundierte Entscheidung treffen kannst. 

Vorteile der internen laufenden Buchhaltung:

• Direkte Kontrolle über Finanzprozesse und -informationen.
• Bessere Kontrolle über den Cash-Flow in Echtzeit.
• Kosten Steuerberater gespart, interne Mitarbeiterin ist fast immer günstiger als Steuerberater-Satz.
• Freie Wahl bei der Buchhaltungs-Software (Steuerberater nutzen fast alle DATEV).
• Mögliche Ineffizienz durch veraltete Prozesse und Technologien beim Steuerberater.
• Buchungen erfolgen regelmäßig, nicht nur 1x pro Monat.
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind aktuell, wenn Du Belege zeitnah erfasst.

Nachteile der internen Buchhaltung:

• Höhere Personalkosten und Einarbeitung der Mitarbeiter erforderlich.
• Investitionen in Buchhaltungs-Software.  
• Herausforderungen bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen.
• Steuerberater haftet häufig nur für die Richtigkeit der Buchhaltung, wenn seine Kanzlei selbst bucht.

Diese Nachteile haben wir der Vollständigkeit halber aufgeschrieben. Wir erleben aber in der Praxis oft, dass es die meisten Nachteile nicht gibt. 

Die Lösung: Lexware Office (früher: lexoffice)

In Martinas Fall war klar: Die Nachteile sind alle Pseudo-Argumente. Denn mit der Umstellung auf eine Buchhaltungs-Software wie Lexware Office* kommen die nicht zum Tragen. 

Martina hat über die Jahre mit einem Steuerberater zusammengearbeitet. Der nutzte DATEV. Für die vorbereitende Buchhaltung müssen die Belege mit DATEV Unternehmen Online erfasst werden. Die günstigste Lizenz kostet 11,- Euro (Stand 2024). 

Die Erfassung mit diesem Programm ist mit personellem Aufwand verbunden. Auf Deutsch: das macht Martinas Assistentin. 

Die Kosten für die DATEV-Lizenz trägt Martina, da der Steuerberater die Lizenzkosten an die Mandantin weitergibt. Hier findet also auch keine reelle Ersparnis statt. 

Und bei Urlaub und Krankheit müssen diese vorbereitenden Tätigkeiten genauso erledigt werden wie bei der internen Buchhaltung. Also auch hier wird eine Vertretung benötigt, die die Belege sichtet, scannt und erfasst. 

Und genau deswegen haben wir unserer Kundin Lexware Office empfohlen. Im Rahmen unseres Buchhaltungs-Pakets haben wir Martina bei der Einrichtung unterstützt. 

Einführung und Setup des Buchhaltungstools Lexware Office

Die Einrichtung von Lexware Office war in Martinas Fall reibungslos und einfach. Innerhalb weniger Stunden konnte sie das Buchhaltungstool nutzen und die wichtigsten Kundendaten übertragen. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und unserer Einarbeitung konnte sie den Einstieg leicht bewältigen.

Martina hat in Absprache mit ihrem Steuerberater den Kontenrahmen in Lexware Office eingestellt. Er nutzt SKR04, was für Lexware Office kein Problem darstellt. 

Danach trug sie nur noch die Steuernummer, Unternehmensadresse und Bankdaten ein, sodass sie die Rechnungen ordnungsgemäß erstellen kann. 

Im nächsten Schritt erstellten wir für Martina eine Automatisierung mit dem Tool Make.com. Diese überträgt ihre Eingangsbelege automatisch von ihrem E-Mail-Postfach zu Lexware Office.

Am einfachsten ist es natürlich, mit der Umstellung auf die interne Buchhaltung am Jahresanfang zu starten. Aber mit Lexware Office ist es auch möglich, unterjährig umzustellen. Wir unterstützen regelmäßig Unternehmen, die erst in der zweiten Jahreshälfte mit Lexware Office starten. Einige sind so begeistert von den Funktionen, dass sie zusätzlich das Vorjahr in Lexware Office erfassen.

Unsere Lieblings-Funktionen 

Lexware Office bietet eine Reihe von Funktionen, die es auch unerfahrenen Unternehmern und sogar Gründern ermöglichen, die eigene Buchhaltung selbst zu machen. Mit der direkten Bank-Integration buchst Du automatisch vom Kontoauszug. Das stellt zwei Dinge sicher: 

• Es werden nur tatsächlich vorhandene Zahlungen zugeordnet. 
• Alle Zahlungen brauchen einen Beleg oder eine Zuordnung. 

Wir lieben die automatische Verbuchung der Rechnungen. Dabei lernt das System über die Zeit, dass wiederkehrende Rechnungstypen immer auf die gleiche Art und Weise kontiert und verbucht werden.
Bei der Erfassung der Belege wird die Kontierung KI-gestützt vorgeschlagen und mit der Zeit “erlernt”. Diese Funktion spart Zeit und erhöht die Genauigkeit der Buchhaltung. Bei Zahlungseingängen schlägt Lexware Office passende Belege direkt als Zuordnung vor. Diese prüfst Du und stimmst dem Vorschlag zu. 

Kostenreduzierung

Durch die Einführung von Lexware Office konnte Martina ihre Buchhaltungskosten deutlich reduzieren. 

Die Kosten beim Steuerberater haben sich durch die Übernahme der Buchungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen halbiert. 

Dabei setzen sich ihre Buchhaltungskosten aus folgenden Kostenblöcken zusammen: 

Personalkosten

Personalkosten sind der größte Kostenpunkt der Buchhaltung. Dazu zählen Gehälter, Lohnnebenkosten und Weiterbildungskosten für Mitarbeiter in der eigenen Buchhaltung.

In dem Fall Martinas Assistentin. 

Dafür rechnen wir mal mit 10 Stunden pro Monat, je 75 Euro netto.
Also 750 Euro netto pro Monat.

Software- und IT-Kosten

Die Buchhaltung erfordert den Einsatz von Software und IT-Infrastruktur. Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen können die Kosten für Buchhaltungssoftware, Updates, Lizenzen, Hardware und IT-Support stark variieren.

Tatsächlich schrecken viele Unternehmen genau deswegen davor zurück, die Buchhaltung inhouse zu übernehmen. Das hört sich erschreckend kompliziert und teuer an. 

Dafür gibt es allerdings gar keinen Grund. Mit Lexware Office kann Martina die Buchhaltung online erledigen. Die Lizenzkosten sind absolut überschaubar (aktuelle Preise* findest Du hier). Da Martina Rechnungen an Kunden im Ausland schreibt und zusätzliche Automatisierungen nutzt, entschied sie sich für die Version XL von Lexware Office. Monatlich zahlt die Unternehmerin somit 29,90 Euro netto für Lexware Office.

Die Preise von lexoffice – jetzt Lexware Office auf einen Blick (netto):

• Paket S – 9,90 € – selten sinnvoll, da Du keine Rechnungen schreiben kannst
• Paket M – 12,90 € – keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, nur wenige Auswertungen
• Paket L – 19,90 € – Standard-Paket mit Umsatzsteuer, EÜR und GuV, ohne individuelle Automation
• Paket XL – 29,90 € – unser Liebling: Automation, USt.-VA, Auswertung – alles drin

Die IT-Infrastruktur beschränkt sich auf den vorhandenen Laptop ihrer Assistentin und einen Internet-Anschluss. 

Externe Beratungskosten

Auch wenn wir absolut dafür sind, die Buchhaltung selbst zu übernehmen:

Ohne Steuerberater geht es in den meisten Fällen nicht.

Zumindest empfehlen wir es unseren Kunden nicht. 

Externe Beratungskosten durch einen Steuerberater fallen also immer noch an. Allerdings nur noch für den Jahresabschluss und für steuerliche Fragen.

Regelmäßig anfallende Tätigkeiten wie die vorbereitende Buchhaltung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung kannst Du mit der Lexware-Office-Schnittstelle zu ELSTER einfach und unkompliziert selbst übernehmen. 

Bei einer Steuerberater-Stunde von 150 bis 300 Euro pro Stunde lohnt sich das schon, den eigenen Steuerberater nur dann anzusprechen, wenn sein Rat und die Expertise wirklich benötigt wird. 

Martina konnte so 50 % der Kosten einsparen. 

Der Zeitfaktor: Mehr Effizienz durch Automatisierung

Eine unerwartete, aber willkommene Verbesserung durch Lexware Office ist die erhebliche Zeitersparnis.

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben in der Buchhaltung konnte unsere Kundin Martina wertvolle Zeit freisetzen, die sie jetzt in andere Bereiche des Unternehmens investieren kann.

Automatisierung und Digitalisierung mit Lexware Office

Wir empfehlen immer, soweit es geht, Prozesse zu automatisieren und den Zeitaufwand zu reduzieren. Unsere Kunden können durch einen effizienten Scan- und Ablage-Prozess die Belege schnell und einfach digitalisieren. 

Die automatische Zuordnungen von Zahlungseingängen und Abbuchungen in Lexware Office sorgt für eine schnellere und genauere Bearbeitung. In vielen Fällen reicht eine Überprüfung der Vorschläge. Dadurch kannst Du Personalkosten einsparen und Fehler vermeiden.

Und wenn Du doch mal zu schnell geklickt hast? 

Dann weist Dich Lexware Office liebevoll darauf hin:

Schnittstellen clever nutzen

Lexware Office hat ein breites Angebot an Schnittstellen, die Du nutzen kannst, um Zeit (und damit Personalkosten) zu sparen. 

Mit Anbietern wie “Einfach Reisekosten” kannst Du Deine Reisekosten schnell und einfach erstellen und direkt zu Lexware Office übertragen. 

Zahlreiche weitere Tools machen Dir das Buchaltungs-Leben leichter:

Über Time Tracking Software wie Clocko:do, awork oder Tyme kannst Du die Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter erfassen und in Lexware Office direkt an Kunden berechnen. Das Abtippen von Zeiterfassungsbögen entfällt damit komplett. 

Nutzung von Cloud-Software

Die Nutzung von Cloud-basierten Buchhaltungslösungen wie Lexware Office bietet viele Vorteile, wie zum Beispiel den ortsunabhängigen Zugriff.

Das Kind von Martinas Assistentin hat mal Bauchschmerzen? Home-Office ist mit Lexware Office für die Assistentin kein Problem.  

Auch der Steuerberater bekommt Zugang zu Lexware Office und kann die Buchhaltung zwischendurch prüfen. Für den Jahresabschluss kann er die Daten und die Belege selbstständig aus Lexware Office übernehmen und zu DATEV oder Addison übertragen. Das sind in Deutschland die gängigen Programme für Steuerberater. 

Komplett digital. Ohne einen einzigen Papierbeleg.

Volle Cash-Flow-Kontrolle

Es gibt kaum eine wichtigere Information für Unternehmer, als der aktuellen Cash-Flow.

Wie viel Geld ist auf dem Geschäftskonto? Wie hoch sind die Verbindlichkeiten und offenen Posten?

Da haben wir leider die Erfahrung gemacht, dass selbst flinke Steuerberater mit bis zu vier Wochen Verzögerung über die Unternehmenszahlen (BWA, also betriebswirtschaftliche Auswertung) informieren.    

BWA in Echtzeit

Mit einer Inhouse-Buchhaltung kannst Du Deine Finanzprozesse enger überwachen und extrem schnell und flexibel auf Veränderungen in Deinem Unternehmen reagieren. 

Das hat auch Martina überzeugt. 

Sie hat mit ihrer Assistenz fest vereinbart, dass diese die Belege und Zahlungen mindestens 2x wöchentlich zuordnet. Wir haben eine Checkliste für die wöchentliche Buchhaltung entwickelt.

Nach der Umstellung auf Lexware Office ist Martina jetzt in Echtzeit über die finanzielle Lage ihres Unternehmens informiert. Die Übersicht im Dashboard und die detaillierten Finanzberichte geben ihr deutlich mehr Sicherheit in ihrer Planung. 

Die Rücklagen für Steuer und Investitionen sind seitdem einfach kalkulierbar. Überraschende Nachzahlungen gibt es für Martina nicht mehr. Wir haben ihr gezeigt, wie sie dafür regelmäßig Rücklagen bilden kann.  

Ab wann ist eine interne Buchhaltung sinnvoll?

Die Steuer und damit verbunden natürlich die Buchhaltung ist ein riesengroßes Thema für jedes Unternehmen. 

Doch in welchen Fällen macht es Sinn, die vorbereitende Buchhaltung an den Steuerberater zu übergeben?

Und ab wann ist der Zeitpunkt erreicht, ab dem es sich lohnt, die Buchhaltung selbst zu machen?

Viele Unternehmen schrecken davor zurück, denn die Benchmarks sind häufig Konzerne, die eine eigene Finanzbuchhaltung haben. Also eine Abteilung mit 10-20 Mitarbeitern, die sich um nichts Anderes kümmern. Diese Dimensionen sind allerdings nur schwer vorstellbar, wenn der eigene Betrieb im Ganzen keine 10 Mitarbeiter hat. 

Mithilfe folgender Aussagen kannst Du prüfen, ob Dein Unternehmen schon davon profitieren könnte, die eigene Buchhaltung selbst zu machen. 

• Du hast eine qualifizierte Assistenz, die Dir Aufgaben abnehmen kann. 
• Die vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater wird mit einem Programm wie DATEV Unternehmen Online übernommen. 
• Du hast oft das Gefühl, dass Dir der Überblick über Deine Firmen-Finanzen fehlt. 
• Dein Steuerberater schickt die BWA mit mindestens sechs Wochen Verzögerung. 
• Du hast viele offene Posten. Eigentlich ist Dein Zahlungsziel 14 Tage, aber keiner Deiner Kunden hält sich daran. Die Liste erhältst Du vom Steuerberater mit bis zu sechs Wochen Verzögerung. Frühestens dann kannst Du anmahnen. 
• Es gab in der Vergangenheit mehr als einmal hohe Nachzahlungen für Krankenkasse oder Einkommenssteuer (bei Einzelunternehmen) oder Körperschaftssteuer (bei Kapitalgesellschaften) und Du hast nicht damit gerechnet. 
• Dein Steuerberater informiert Dich nicht regelmäßig darüber, dass Du Rücklagen für genau solche Nachzahlungen bilden solltest. 

Wenn Dir mehr als zwei dieser Aussagen bekannt vorkommen, dann denk mal drüber nach, die Buchhaltung inhouse zu übernehmen. 

Erfolgsfaktor: enger Austausch mit dem Steuerberater

Was sich für uns und unsere Kunden absolut bewährt hat: eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. 

Frage Deinen Steuerberater vor der Einrichtung von Lexware Office , ob er mit Selbstbuchern arbeitet und Deine Daten aus Lexware Office importiert.

Es gibt eine lange Liste von Aufgaben, die in jedem Betrieb regelmäßig anstehen. Du kannst mit Deinem Steuerberater individuell besprechen, was Du selbst erledigst und was Du abgeben möchtest. 

• Finanzbuchhaltung
• Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Betriebswirtschaftliche Auswertung
• Jahresabschluss
• Steuererklärungen
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Lohnbuchhaltung
• Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Es lohnt sich, gemeinsam eine individuelle Lösung zu finden, die genau zu Dir und Deinem Unternehmen passt. 

So kannst Du Deine Steuerberater-Kosten deutlich senken und gewinnst einen besseren Überblick über Deine Finanzen. Dabei verzichtest Du nicht auf eine umfassende und professionelle Beratung zu Steuerthemen. Die bekommst Du immer dann, wenn Du sie brauchst. Der Steuerberater prüft außerdem Deinen Jahresabschluss auf rechtliche Korrektheit.

Dabei kannst Du durchaus im ersten Jahr vereinbaren, dass der Steuerberater in jedem Quartal die Buchhaltung auf Plausibilität prüft. So stellst Du sicher, dass in der Übergangsphase alle Buchungen korrekt ausgeführt werden und Du im Falle einer Steuerprüfung alle Fragen vom Finanzamt nachvollziehbar beantworten kannst. 

Bei der Wahl Deines Steuerberaters darfst Du folgende Kriterien in Betracht ziehen: 

• Preis/Leistung: Die Preise sollten im Durchschnitt sein. Einen Luxus-Steuerberater brauchst Du vermutlich nicht. Kampfpreise können ein erster Hinweis auf mangelnde Qualität sein. Oder ein Hinweis darauf, dass im Nachhinein noch etliche “Sonderposten” abgerechnet werden. 
• Aufgabenbereich: Ist klar geregelt, was beauftragt ist und wie es vergütet wird? 
• Datenschutz: Der Steuerberater ist nach ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards) zertifiziert. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Damit stellst Du sicher, dass Deine Kundendaten, Rechnungen, Belege und weitere sensible Daten geschützt sind.
• Haftung: Genau klären, wer die Haftung für Fehler übernimmt. Denn im Fall einer Steuerprüfung wird das Finanzamt jemanden zur Verantwortung ziehen, wenn Fehler gemacht wurden. Im Ernstfall geht es hier auch um Geldstrafen. 
• Referenzen: Schau Dir die Google Bewertungen genau an und rufe im Zweifel bei dem einen oder anderen Kunden an, um nachzufragen. 
• Erfahrung: Arbeitet Dein Steuerberater schon mit Kunden, die Dein Buchhaltungsprogramm verwenden? Es gibt einen Marktplatz bei Lexware Office. Da darf sich jeder Hans und Franz eintragen. Es wird von Haufe (dem Entwickler von Lexware Office) nicht geprüft, ob die Steuerberater tatsächlich damit arbeiten. Oder erfolgreich damit arbeiten. Oder zufriedene Kunden mit Lexware Office haben. 

Unsere Kundin Martina hat frühzeitig mit ihrem Steuerberater gesprochen. Glücklich erzählte sie uns vor dem Start mit Lexware Office :

„Mein Steuerberater ist lexoffice-positiv.“

Martinas Steuerberater war sogar dankbar für ihre Anfrage. Für ihn wurde es immer schwieriger, neue Mitarbeiter für den Bereich Buchhaltung zu finden. Und er selbst? Berät seine Mandantin lieber bei steuerliche Fragen, statt ihre Buchhaltung zu machen.

Du suchst einen Steuerberater, der mit Lexware Office arbeitet? Lexware Office bietet eine Steuerberater-Suche.
Tipp: Schau Dir die Berater an, die mehr als 5 Lexware-Office-Anwender betreuen.

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Fazit für Deine digitale Buchhaltung

Die Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens, und die Kosten dafür können erheblich sein. Es lohnt sich also, eine Lösung zu finden, die zu Deinem Unternehmen passt. 

Unsere Erfahrung mit der Einführung von Lexware Office bei unserer Kundin Martina zeigt sehr deutlich, dass eine Reduzierung der Kosten ohne qualitative Einbußen möglich ist. Indem wir Lexware Office eingerichtet haben, konnten wir Martina helfen, ihre Buchhaltungskosten zu reduzieren. Gleichzeitig hat Martina jetzt einen besseren Überblick über ihre Finanzen – ein Wechsel, der sich auf vielfache Weise ausgezahlt hat.

Wenn Du für Dein Unternehmen eine kosteneffektive, effiziente und benutzerfreundliche Lösung für die eigene Buchhaltung suchst, ist Lexware Office also definitiv eine Überlegung wert.

Du hast noch Fragen? Dann lass uns bei einem virtuellen Espresso darüber sprechen.

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