Buchhaltungssoftware im Vergleich:
Diese 5 Tools haben uns überzeugt

Als digitale Buchhalter arbeiten wir den ganzen Tag mit Buchhaltungssoftware.

Damit Du die beste Buchhaltungssoftware für Dein Unternehmen findest, haben wir mehrere Tools in der Praxis getestet und stellen Dir unsere 5 Testsieger vor. 

Unsere Test-Kriterien waren neben der Alltagstauglichkeit auch die Automatisierung in der Belegbuchung, der Abgleich mit dem Geschäftskonto, die ELSTER Anbindung und die Nutzung von anderen Schnittstellen.

Mit unserem Vergleich kannst Du Dir die Testphase sparen und Dich direkt für die passende Buchhaltungssoftware entscheiden. 

DISCLAIMER: Was ist eigentlich besser: Buchhaltungssoftware oder Steuerberater? Wir sind der Meinung: Das eine ergänzt das andere. Dazu später mehr.

Unsere Kriterien für unternehmerfreundliche Buchhaltungs-Tools

Einrichtung & Import 

Wie schnell und unkompliziert lässt sich die Software einrichten? Gibt es eine Möglichkeit, Deine Daten zu importieren, damit Du direkt durchstarten kannst?

Nutzerfreundlichkeit im Alltag

Ist die Verwendung der Software im Tagesgeschäft wirklich so einfach, dass Du sie auch nach einem stressigen Arbeitstag problemlos bedienen (oder eben delegieren) kannst? 

Preis

Bietet die Software ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, sodass sich die Kosten für Deine Buchhaltung auf jeden Fall rechnen?

Angebote und Rechnungen schreiben

Wie effizient und flexibel ist das Tool beim Erstellen und Versenden von Angeboten und Rechnungen? Gibt es die Möglichkeit, Paypal oder QR-Code zu nutzen? 

Rechnungen kontieren / buchen

Ermöglicht das Programm eine reibungslose und automatisierte Buchung von Rechnungen, ohne dass Du dabei den Überblick verlierst? 

Kontenanbindung

Wie einfach lässt sich die Software mit Deinen bestehenden Konten verknüpfen, um Zahlungen nahtlos zu verwalten?

Schnittstellen und Erweiterungen

Wie gut lässt sich die Buchhaltungssoftware mit anderen Anwendungen erweitern, um Deinen Workflow zu optimieren? Hier kommt Swens Expertise zum Tragen. Als Software-Entwickler und Mitgründer der Lebensentdecker baut er hilfreiche Automatisierungen für unsere Kunden.

Reports

Liefert die Software aussagekräftige Berichte, die Dir helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und den finanziellen Überblick zu behalten? 

Dokumentation & Support

Gibt es ausreichende Unterstützung durch Dokumentationen und einen kompetenten Support, der Dir bei Fragen und Problemen schnell weiterhilft? 

Fazit: Lexware Office ist unser Testsieger!

Lexware Office* (früher Lexoffice) hat im Test all diese Kriterien mit Bravour bestanden und sich als verlässliche, vielseitige Software in unserem Buchhaltungs-Alltag erwiesen.

Die Buchhaltungssoftware im direkten Vergleich

Das Besondere an allen Buchhaltungs-Tools, die wir hier vorstellen:
Du bist nicht allein mit Deiner Buchhaltung. Auf alle Tools kannst Du gemeinsam mit einem Buchhalter oder Steuerberater zugreifen.

Damit Du Dich für Deine zukünftige Buchhaltungssoftware entscheiden kannst, haben wir fünf durchgetestet und berichten aus unserer eigenen Praxis und der Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

	Lexware Office	Sevdesk	Buchhaltungsbutler	Datev Unternehmen Online	Fastbill
Kontenrahmen	SKR 03 SKR 04	SKR 03 SKR 04	SKR 03 SKR 03 Gastro SKR 03 Ärzte SKR 04 SKR 42 Vereine SKR 45 SKR 49 Vereine	alle DATEV-Kontenrahmen	SKR 03
Kostenstellen	nicht möglich	ab Buchhaltung Pro	möglich	möglich	möglich
Umsatzsteuer übermitteln	ja / ab Version L	ja / ab Version Buchhaltung	ja / ab Version Selbstbucher	durch Steuerberater	ja / ab Version Solo
Zusammenfassende Meldung	ja	nein	ja	durch Steuerberater	nein
Kosten	19,90 € / Version L	25,90 € / Version Buchhaltung	39,95 € / Version Selbstbucher	11,00 €	10,00 € / Version Solo
weitere Nutzer	unbegrenzt enthalten	je 5,90 €	je 4,95 €	enthalten	je 5,00 €
EÜR	ja	BWA	ja	durch Steuerberater	ja
Umfang der Buchhaltung	– mittel – Buchung auf Sachkonten, EÜR ab Version L, einfache GuV ohne Jahresabschluss-Buchungen, keine Bilanz	– mittel – Buchung auf Sachkonten, keine EÜR, BWA ab Version „Buchhaltung“, keine Bilanz	– hoch – Buchung auf Sachkonten, Umbuchungen und Buchungen für Jahresabschluss, Bilanz & Controlling (beta)	– niedrig – Vorkontierung, Auswertung nur durch Steuerberater	– niedrig – Buchung auf Sachkonten, nur wenige Auswertungen, keine SuSa, keine EÜR, keine Bilanz
individuelle Automation	ab Version XL / 29,90 € mtl.	ab Buchhaltung Pro / 34,90 € mtl.	ab Vorbucher / 34,95 € mtl.	bedingt	ab Solo / 10 € mtl.

Bei den Kosten vergleichen wir die Tarife bei monatlicher Zahlweise.
Die Programme Sevdesk, Fastbill und Buchhaltungsbutler bieten starke Rabatte bei jährlicher Zahlweise.

Unsere Erfahrungen mit cloudbasierten Buchhaltungs-Tools

Das Team der Lebensentdecker besteht aus vier erfahrenen Buchhalterinnen und einem Software-Entwickler.

Jeden Tag loggen wir uns in die Buchhaltung unserer Kunden ein. Dadurch haben wir den direkten Praxis-Vergleich, welche Buchhaltungssoftware am besten für Unternehmer und Selbständige geeignet ist.

Aktuell haben wir über 120 Kunden für Buchhaltung und Automatisierung.

Wir finden, das ist die perfekt Basis, die einzelnen Programm genau unter die Lupe zu nehmen.

Starten wir mit unserem Testsieger:

Lexware Office (ehemals lexoffice)

Über 90 % unserer Kunden nutzen die cloudbasierte Buchhaltungssoftware von Lexware.

Nicht ohne Grund. 

Kleine und mittlere Unternehmen können dank der wertvollen Anleitungen und mit Hilfe des Supports ihre Buchhaltung damit super selbst machen.

Einrichtung & Import:
Die Einrichtung von Lexware Office ist schnell und einfach abgeschlossen.
Wenn Du das Programm startest, führt Dich der Schnelleinstieg durch die Einstellungen. Mit dieser intuitiven Schritt-für-Schritt-Anleitung ist die Einrichtung von Lexware Office in kurzer Zeit erledigt. Der Import bestehender Daten wie Kunden und Lieferanten sowie Produkte und Services beschleunigt die Einrichtung, sodass Du gleich durchstarten kannst.

Nutzerfreundlichkeit im Alltag:
Lexware Office ist ein Work Animal. Es funktioniert einfach.
Die Buchhaltungs-Software arbeitet uns im Alltag ordentlich zu. Das Buchhaltungsprogramm punktet mit einer sehr übersichtlichen und benutzerfreundlichen Oberfläche.
Selbst wenn Buchhaltung für Dich Neuland ist, wirst Du Dich schnell wie zu Hause fühlen. Die Bedienung ist so einfach, dass viele unserer Kunden sich fragen, warum sie nicht schon früher darauf umgestiegen sind.

Preis:
Die Buchhaltungs-Kosten für Lexware Office sind fair und bieten ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Es ist ein bisschen wie im Supermarkt: Man freut sich über ein Produkt, das mehr bietet, als man bezahlt hat.

Es gibt zwar die Möglichkeit, schon für 6,90 Euro einzusteigen, allerdings ist in dieser Version der Funktionsumfang extrem begrenzt. Wir empfehlen mindestens die L oder XL Variante (19,90 Euro bzw. 29,90 Euro monatlich). 

Angebote und Rechnungen schreiben:
Angebote: Unsere Erfahrung mit Lexware Office zeigt, dass sich professionelle Angebote mit wenigen Klicks erstellen lassen. Über das Kundencenter kann Dein Kunde das Angebot rechtssicher und DSGVO-konform annehmen.
Worauf Du dabei achten musst, erklären wir in unserem Onlinekurs Buchhaltung. 

Rechnungen: Kannst Du einfach neu erstellen. Oder aus einer früheren Rechnung duplizieren. Oooder aus dem Angebot direkt überführen, ohne dass Du alles noch einmal neu tippen musst.
Es gibt die Möglichkeit, Paypal oder einen QR-Code zu nutzen. Das erleichtert es Deinen Kunden, Deine Rechnungen ganz bequem zu bezahlen. 

Vorlagen: Deine Produkte und Dienstleistungen kannst Du direkt als Vorlagen in Lexware Office* hinterlegen. Das gilt übrigens auch für Zahlungsbedingungen.
Du kannst Textbausteine hinterlegen wie “zahlbar sofort” oder “Überweisung binnen 14 Tagen”.

Kontenanbindung: Die nahtlose Lexoffice Integration mit Bankkonten stellt sicher, dass alle Zahlungen automatisch in Deiner Buchhaltung landen. Es ist fast so, als hätte man eine fleißige Assistentin, die diskret im Hintergrund arbeitet. 

Eingangsbelege kontieren / buchen: Die Automatisierung Deiner Buchung macht Dir das Leben leichter.
Die Buchhaltungssoftware gleicht automatisch die Zahlungen aus der Bank mit den Rechnungen ab und schlägt bei Übereinstimmungen eine Zuordnung vor. Das läuft wie am Schnürchen, und Du kannst Dich auf die wesentlichen Dinge im Leben konzentrieren (was glaubst Du, warum wir Lebensentdecker so viel reisen). 

Schnittstellen und Erweiterungen: Lexware Office* bietet viele Schnittstellen, damit kannst Du Deinen Workflow zusätzlich optimieren. Wir nutzen vor allem Datev, Zapier, Paypal, Billbee, Germanized für WooCommerce, Amazon Business, Shopify und natürlich unsere Lieblingsanbindung: Einfach Reisekosten. 

App: Praktisch für alle, die ihre Buchhaltung auch unterwegs im Griff haben wollen.
Lexware Office hat gleich zwei Apps für die Buchhaltung. Wir nutzen vorzugsweise die Scan App. Damit kannst Du Deine Belege direkt per Smartphone fotografieren und in die Buchhaltung hochladen. Mit der zweiten App könntest Du Rechnungen und Angebote direkt in der App erstellen, wenn Du beim Kunden bist.
Wir raten: Mach das mal in Ruhe im Büro. Und nicht am Handy. 

Reports: Die Software erstellt Berichte, die Dir einen ersten Überblick über Deine Zahlen geben.
Für deutsche Verhältnisse ist das schon ganz brauchbar, aber gerade, wenn wir uns internationale Programme wie Quickbooks anschauen, ist da noch Luft nach oben. 

Eine gute Übersicht gibt das Diagramm im Dashboard. 

Für Deine allgemeine Planung empfehlen wir die Gewinn- und Verlustrechnung, da gibt es einen Vergleich zum Vorjahr. 

Es gibt die Möglichkeit, eine Ausgabenplanung zu machen, was tendenziell extrem hilfreich sein könnte. Denn gerade so eine Planung sorgt ja dafür, dass der eigene Cashflow gut ist und unsere Kunden langfristig erfolgreich arbeiten können.

Leider werden die Kostenblöcke standardmäßig auf die Monate verteilt. Es gibt nicht die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten zu zeigen. Wie zum Beispiel die Druckkosten für das Buch, das unsere Kundin nur einmal im Jahr bestellt. 

Dokumentation & Support: Selbst wenn Du mal an eine knifflige Stelle kommst, verspricht Lexware Office umfangreiche Hilfestellung. Die gut strukturierte Dokumentation und der freundliche Support helfen Dir schnell weiter.

Steuerberater: Lexware Office kann über die DATEV-Verknüpfung (oder Addison) auch Deinem Steuerberater einen Zugang zu geben. Es gibt eine Liste von Steuerberatern, die mit Lexware Office arbeiten.
Allerdings ist hier Vorsicht geboten: Unser persönlicher Test zeigt, dass sich hier jeder eintragen kann und es keine Qualitätskontrolle gibt. Es gibt hier sogar Steuerberater, die im telefonischen Vorgespräch dann doch Datev Unternehmer Online vorschlagen. 

Fazit: Alles in allem erweist sich Lexware Office als zuverlässiger Partner, der Effizienz und Leichtigkeit in Deinen Buchhaltungsalltag bringt. Ein echter Testsieger eben. 

sevdesk 

Die Buchhaltungs-Software aus Offenburg wird oft zusammen mit Lexware Office genannt.

Mit mittlerweile über 100.000 Kunden ist sevdesk* in den letzten Jahren ebenfalls stark gewachsen. Im Vergleich dazu hat Lexware Office etwa 300.000 Kunden und eine stärkere Community.

Einrichtung & Import: Die Einrichtung von sevdesk ist relativ unkompliziert. Allerdings erfordert der Import bestehender Daten ein bisschen  Fingerspitzengefühl. Es gibt Anleitungen, aber die Integration könnte flüssiger verlaufen.

Nutzerfreundlichkeit im Alltag: Nach dem großen Update von Juli 2024 kam es zu einer spürbaren Verschlechterung beim Nutzerinterface und auch bei den Ladezeiten. Nicole aus unserem Team der Lebensentdecker arbeitet beispielsweise lieber mit Lexware Office als mit Sevdesk.

Preis: sevdesk bietet drei verschiedene Preismodelle an. Vom Preis-Leistungs-Verhältnis ist der mittlere Tarif etwa mit dem L Paket von Lexware Office vergleichbar.
Die Auswertungen im Pro Modell (vergleichbar mit Lexware XL) sind deutlich ausführlicher. Auch sevdesk bietet die API für individuelle Automatisierungen erst im größten Paket an – so wie auch Lexware Office. 

Angebote und Rechnungen schreiben: Das Erstellen von Angeboten und Rechnungen geht in sevdesk reibungslos von der Hand. Du hast zahlreiche Optionen, wenn Du die Vorlagen individuell anpassen willst.

Angebote: Mit wenigen Klicks kannst Du professionelle Angebote erstellen und über sevDesk versenden.

Rechnungen: Kannst Du neu erstellen oder aus dem Angebot umwandeln. Das spart Zeit. 

Vorlagen: Es gibt die Möglichkeit, Deine Produkte und Dienstleistungen direkt als Vorlagen in sevdesk zu hinterlegen. 

Eingangsbelege kontieren / buchen: Hier kommt das große Plus von sevdesk: Du kannst im Buchhaltungs-Tool eigene Sachkonten anlegen kannst.
Für die Auswertung ist das absolut spannend, da Du das Kosten noch besser aufteilen kannst. Durch die individuelle Anpassung ist sevdesk für bestimmte Branchen besser geeignet. Immobilien, Einzelhandel und zum Teil auch Handwerk werden mit sevdesk mehr Freude haben.
Jedoch kann hier einiger Wildwuchs im Sachkontenrahmen entstehen.

Kontenanbindung: Die Software bietet solide Anbindungsoptionen für Bankkonten, jedoch könnte die Verknüpfung flüssiger funktionieren. Nach dem Update gab es einige Beschwerden über Synchronisationsprobleme.

Schnittstellen und Erweiterungen: sevdesk lässt sich mit einer Vielzahl von Anwendungen verknüpfen. Jedoch berichten Nutzer, dass nach dem großen Update die Anzahl und Qualität der verfügbaren Schnittstellen beeinträchtigt wurden.

App: Davon gibt es bei sevdesk ebenfalls zwei. Du kannst Deine Belege direkt per Smartphone fotografieren und verbuchen. Außerdem kannst Du Rechnungen und Angebote direkt in der App erstellen.
Davon raten wir ab. Buchhaltung darf einfach sein, aber nicht nebenbei laufen.

Reports: Die Berichte  sind solide. Bei sevdesk kannst Du sogar Kostenstellen angeben und somit deutlich detaillierter auswerten als bei Lexware Office. Es gibt sogar eine BWA wie vom Steuerberater.
Die Einnahmen-Überschussrechnung, die wir bei Lexware Office auf Knopfdruck bekommen, fehlt bei sevdesk. 

Dokumentation & Support: Der Support ist genauso schnell und kompetent wie die Kollegen bei Lexware Office. Bei speziellen Fachfragen verweisen sie an den Steuerberater. Die Dokumentation ist nützlich, auch wenn sie längst nicht so umfangreich ist wie bei Lexware Office. 

Steuerberater: Es gibt die Möglichkeit, über die DATEV-Verknüpfung (oder Addison) auch Deinem Steuerberater einen Zugang zu geben. Auch sevdesk hat eine Empfehlungsliste von Steuerberatern, die jedoch deutlich kürzer ist als bei Lexware Office.

Fazit: Das große Update von SevDesk im Juli 2024 brachte einige Änderungen mit sich, die bei den Nutzern nicht gut angekommen sind. Einige Schnittstellen haben sich verändert, was zu Komplikationen bei der Integration mit anderen Systemen geführt hat.
Reverse Charge hat der Nutzer vorher selbst angelegt, was aufwendig war, das ist jetzt voreingestellt. Jedoch fehlen jetzt auch Optionen für manuelle Einstellungen.

Für bestimmte Branchen, wie Handwerk oder Einzelhandel könnte sevdesk besser geeignet sein. Unternehmer können für ihre Projekte eigene Kostenstellen anlegen.

Wir als Buchhalterinnen finden den Aufbau von sevdesk* nicht so intuitiv wie den von Lexware Office. Die automatische Texterkennung funktioniert nicht so gut wie beim Mitbewerber.

Buchhaltungsbutler 

Auch der Butler hat in den letzten Jahren Fans gewonnen. 

Nerds und Buchhalter fühlen sich bei diesem Buchhaltungstool schneller zurecht als die kreative Etsy-Verkäuferin oder der dynamische Business-Coach, der lieber Ideen sprudeln lässt, als Belege zu kategorisieren.

Mit etwa 10.000 Kunden ist der Buchhaltungsbutler* deutlich kleiner, kann dafür aber sogar Bilanz. Damit ist er eine echte Alternative zu sperrigen Desktop-Lösungen.
Für Unternehmen, die so richtig Bock auf die eigene Buchhaltung haben, ist der Butler damit eine spannende Option.

Einrichtung & Import: Die Einrichtung kann für Neueinsteiger herausfordernd wirken. Doch mit der fortgeschrittenen Dateneingabe und Importmöglichkeiten, die speziell für komplexe Anforderungen im Rechnungswesen entwickelt wurden, kann die Software eine echte Bereicherung für erfahrene Nutzer sein.

Nutzerfreundlichkeit im Alltag: Buchhaltungsbutler ist nicht so intuitiv wie die anderen Programme. Es ist speziell für fortgeschrittene Benutzer konzipiert, mit Funktionen, die eher Spezialanwender wie gemeinnützige Unternehmen (e.V., gUG oder gGmbH) benötigen. Das Interface erfordert eine gewisse Eingewöhnungszeit, bietet dann jedoch einen leistungsstarken, flexiblen Rahmen, um spezielle Buchführungsbedürfnisse zu erfüllen.
Zum Beispiel können geübte Nutzer über die Funktion “erweiterte Buchung” einen Buchungssatz eingeben – Soll an Haben. Diese Möglichkeit bietet weder Lexware Office noch sevdesk, weil der Otto-Normal-Bucher damit einiges durcheinander bringen könnte in seiner Buchhaltung.

Preis: Preislich liegt Buchhaltungsbutler im mittleren bis höheren Bereich. Aber diverse Funktionen, die speziell für bilanzierende Unternehmen und anspruchsvolle Buchhaltungsszenarien entwickelt wurden, rechtfertigen die Investition. Für gemeinnützige Organisationen bietet es besonders viele nützliche Features.

Bei der Preisübersicht auf der Webseite wird der teuerste Tarif (Premium Teams) links angezeigt, da unterscheidet sich die Darstellung deutlich von der Konkurrenz und zeigt auch gleich, wer die Zielgruppe ist: größere Unternehmen oder gemeinnützige Organisationen. Hier gibt es für 49,95 € die Möglichkeit, ein Controlling Dashboard zu nutzen, das eine Cashflow-Auswertung mitbringt. 

Es gibt Branchenlösungen direkt im Programm, die spezielle Bedürfnisse abdecken: zum Beispiel für Vereine oder E-Commerce. 

Angebote und Rechnungen schreiben: Angebote können mit einem Klick in Rechnungen umgewandelt werden. Artikel, Kunden, Anschreiben, Zahlungshinweise und Schlussworte werden automatisch gespeichert und sind per Dropdown verfügbar. 

Eingangsrechnungen kontieren / buchen: Die Software glänzt bei der Automatisierung komplexer Buchungen und speziellen Kontierungen oder mit den gemeinnützigen Kontenrahmen SKR42 und SKR49.
In allen Standardkontenrahmen (SKR) kannst Du individuell eigene Konten angelegt werden.

Ein klarer Vorteil des Butlers: Du kannst Kostenstellen anlegen und eine Buchhaltung nach Projekten führen. Buchhaltungsbutler ist besonders für Organisationen geeignet, die umfangreiche Projekte oder mehrere Standorte haben, die sie buchhalterisch trennen wollen.

Kontenanbindung: Die Anbindung der Bankkonten sorgt dafür, dass alle Transaktionen präzise und zuverlässig erfasst werden. Besonders wertvoll ist das für gemeinnützige Organisationen, die transparent arbeiten müssen und ein sehr genaues Finanzmanagement benötigen, damit ihnen die Gemeinnützigkeit nicht flöten geht.

Schnittstellen und Erweiterungen: Buchhaltungsbutler bietet eine reichhaltige Palette von Schnittstellen für tiefergehende Erweiterungen und individuelle Anpassungen. Dies schafft die Flexibilität, die von fortgeschrittenen Buchhaltungspraktiken gefordert wird.

App: Es gibt keine eigene App, da der Fokus auf größeren Organisationen und Unternehmen liegt, die ohnehin am Desktop arbeiten. Aber es gibt eine solide Anleitung, wie man mit einer Scan App oder einem Scanner die Rechnungen digitalisieren kann. 

Reports: Mit dem besten Reportingsystem im Test ausgestattet, bietet die Software tiefgehende Analysen und Erkenntnisse, die den Bedürfnissen anspruchsvoller Nutzer gerecht werden. Es erlaubt gemeinnützigen Organisationen und wachsenden Unternehmen eine detaillierte Einsicht in ihre finanziellen Aktivitäten, von der Bilanz bis hin zu speziellen Berichtsanforderungen wie Cashflow.

Dokumentation & Support: Ein umfassendes Hilfesystem steht zur Verfügung. Buchhaltungsbutler ist die einzige Bachhaltungs-Software im Test, bei der man eine Service-Mitarbeiterin beauftragen kann, die eigenen Buchungen täglich zu prüfen.
Das ist gerade für die Anfangsphase eine hervorragende Investition. Genau aus diesem Grund schauen wir uns in unserem Onlinekurs Buchhaltung auch die Buchungen unserer Lexware-Office-Kunden einmal genau an. 

Fazit: Buchhaltungsbutler mag auf den ersten Blick weniger zugänglich erscheinen, lohnt sich aber absolut bei komplexen und fortgeschrittenen Anforderungen. Besonders für bilanzierende Unternehmen und gemeinnützige Organisationen stellt die Buchhaltungs-Software aufgrund der spezifischen Anwendungsoptionen und Flexibilität einen wertvollen Partner dar.

Fastbill 

Bei dieser Buchhaltungs-Software fragen wir uns regelmäßig:
“Warum geht das nicht?”

Aktuell betreuen wir nur eine Kundin, die Fastbill nutzt – das aber schon seit über 2 Jahren. Im Vergleich zu anderen Programmen fehlen uns wesentliche Funktionen.

Wollen wir etwa eine Rechnung von Adobe ohne Umsatzsteuer als Reverse-Charge-Fall erfassen, fehlen uns die entsprechenden Kategorien oder Buchungsschlüssel, wie wir sie von Lexware Office kennen. 

Zwar kann der Selbständige mit dem Programm eine Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln, die Zusammenfassende Meldung klappt damit aber nicht – dafür braucht der Nutzer doch wieder Elster.

Nach eigenen Angaben hat Fastbill über 70.000 Kunden und gehört damit zu den größeren Anbietern in diesem Bereich. 

Einrichtung & Import: Fastbill punktet mit einer schnellen Einrichtung und intuitiven Importfunktionen, die Dir einen flinken Start ermöglichen. 

Nutzerfreundlichkeit im Alltag: Auf den ersten Blick scheint Fastbill eine einfache, angenehme Nutzung zu versprechen, doch im Alltag können sich die Abläufe mitunter als umständlich erweisen. Besonders die Belegerfassung erfordert mehr Aufwand als bei den anderen Online Buchhaltungsprogrammen. Die Texterkennung funktioniert nur mäßig.
Vergisst man mal die Kategorie, kommt kein Hinweis. Das führt zu Lücken in den Datensätzen und bedeutet später Mehraufwand beim Steuerberater.

Preis: Fastbill ist der einzige Anbieter, der für 11 Euro monatlich schon eine Umsatzsteuervoranmeldung anbietet. Im nächstbesseren Tarif für 15 Euro pro Monat kannst Du mehrere Bankkonten anbinden.
Das ist für Solo-Selbständige, die gerade starten, preislich extrem attraktiv. Den Steuerberaterzugang gibt es erst im Pro Modell für 30 Euro und die Umsatzsteuer-Prognose ab 59 Euro monatlich. 

Wählst Du bei Fastbill die jährliche Abrechnung, wird es nochmal günstiger:

Angebote und Rechnungen schreiben: Das Erstellen von Angeboten und Rechnungen funktioniert größtenteils reibungslos, allerdings würden wir die anderen Programme an jedem Tag der Woche vorziehen.

Eingangsechnungen kontieren / buchen: Eine der gravierenden Schwächen von Fastbill ist das fehlende Feature für die korrekte Behandlung von Reverse-Charge-Verfahren in der Umsatzsteuervoranmeldung. Für uns ein absolutes No-Go. Das können andere Anbieter deutlich besser. 

Kontenanbindung: Wie auch bei den anderen Buchhaltungsprogrammen kannst Du bei Fastbill Geschäftskonten anbinden. In der Solo-Version ist es ein Firmenkonto, ab der Version Plus sind es 5 Bankkonten. Auch im Banking von Fastbill werden Belege automatisch vorgeschlagen.

Schnittstellen und Erweiterungen: Ein Vorteil bei Fastbill ist die offene API-Schnittstelle, die schon im kleinsten Paket verfügbar ist. Zusätzliche Integrationen, wie bei anderen Anbietern, fehlen hier. 
Über die Automation-Tools Zapier und Make kann der erfahrene Nutzer auch bei Fastbill einiges in der Buchhaltung automatisieren. Rechnungen für WooCommerce, Amazon, Shopify oder andere Shop lassen sich über den externen Anbieter Billbee importieren. 

App: Mit der FastBill Scan-App kannst Du Deine Belege und Rechnungen über Dein Smartphone einscannen und sie von dort aus direkt an die Inbox Deines FastBill-Accounts übertragen lassen.

Reports: Bei den Auswertungen finden wir Fastbill vergleichsweise schwach. Im Menüpunkt “Finanzen” findet der interessierte Nutzer eine allgemeine Auswertung der Einnahmen und Ausgaben.
Einen Überblick direkt im Tool, auf welche Kategorien oder Sachkonten die Belege gebucht wurden, fehlt.

Der Finanzüberblick ist erst ab der Premium-Version für 53 EURO enthalten. Auswertungen wie zum Beispiel EüR, BWA oder GuV fehlen uns. Auch die Umstzsteuer-Schätzung gibt es erst in der teuren Premium-Variante. Das ist uns zu wenig. 

Dokumentation & Support: Unsere Anfragen beim Support wurden eher mittelmäßig gelöst. Oft war die Antwort: Geht nicht und ist auch nicht geplant. Auch die Dokumentation könnte detaillierter sein, um insbesondere bei komplexeren Fragen besseren Halt zu geben. 

Fazit: Fastbill präsentiert sich als solides Werkzeug für grundlegende Buchhaltungsaufgaben wie Umsatzsteuervoranmeldung.
Gerade für Kleinunternehmer, die im ersten Jahr noch etwas Geld sparen wollen, empfehlen wir dann doch den Tarif M von Lexware Office*. Damit kann man bereits im ersten Jahr ordentlich buchen. Am Ende des Jahres kannst Du Dich dann entscheiden, ob Du bei Lexware Office aufbuchst oder einfach Deinen Steuerberater den Rest übernehmen lässt. 

Datev Unternehmen Online – kurz DUO 

DATEV ist ein Buchhaltungsprogramm für Steuerberater. 

Nicht für den Unternehmer, sondern für den Berater.

Und das merkt der fortgeschrittene Selbständige an vielen Stellen im Tool. Datev selbst bezeichnet das Programm als zentrale Datendrehscheibe. Und der Einstiegspunkt dieser Scheibe ist ganz klar der Steuerberater.

Das geht schon los, wenn ein Unternehmer zwingend eine Beraternummer braucht, um einen Zugang zu DATEV Unternehmen Online (DUO) zu erhalten.

Die Steuerkanzleien arbeiten mit einer Kanzleiversion. Die Selbständigen und Unternehmen bekommen über die cloudbasierte Oberfläche DUO Zugang zu Datev.

Mit echter Buchhaltung hat DUO recht weniger zu tun. In der erweiterten Ansicht kann unter anderem ein Zusatzfeld für Sachkonten hinzugefügt werden.
Eine Auswertung der Sachkonten, wie wir aus anderen Buchhaltungsprogrammen kennen, gibt es bei DUO nicht.

Dafür braucht der Unternehmer immer die Zuarbeit vom Steuerberater.

Datendrehscheibe eben.

Einrichtung & Import: Die Einrichtung von  DUO ist etwas komplexer, da die Software auf professionelle Buchhaltungsanforderungen zugeschnitten ist. Meist unterstützen Steuerberater bei der Einrichtung und übernehmen die Einstellungen in der Oberfläche für den Unternehmer. 

Nutzerfreundlichkeit im Alltag: Man merkt extrem deutlich, dass dieses Programm dazu entwickelt wurde, dem Steuerberater die Daten zugänglich zu machen. Der Kunde, den die Entwickler im Blick hatten, war definitiv nicht der Solo-Selbstständige, der “einfach nur schnell die Buchhaltung machen will”.
DATEV / DUO bietet eine mächtige Benutzeroberfläche, die durch ihre Tiefe und Komplexität erfahrene Benutzer anspricht. Während der Alltagseinsatz für versierte Anwender gut strukturiert ist, mag der Zugang für Neueinsteiger überwältigend wirken. 

Preis: Preislich bewegt sich DATEV / DUO in einem überschaubaren Segment, es ist aber auch nur der Zubringer zum Steuerberater.

Angebote und Rechnungen schreiben: Datev Duo kann keine Rechnungen schreiben. Dazu braucht der geschäftstüchtige Selbständige das Zusatzmodul Auftragswesen, das kostet monatlich zusätzlich 7 €..

Eingangsechnungen kontieren / buchen: Die Stärke von DATEV liegt klar in der akkuraten Kontierung und Buchung von Rechnungen. Die erfolgt nämlich in der Regel durch den Steuerberater. Wenn das Eingabefeld sichtbar ist, kann der Unternehmer ein Sachkonto vorschlagen oder eine Notiz dazu hinterlegen.

Kontenanbindung: Ein Vorteil ist bei DUO, dass der Unternehmer seine Bankkonten anbinden kann. So sieht der Nutzer auf einen Blick, welche Belege fehlen.

Schnittstellen und Erweiterungen: DATEV bietet eine beachtliche Anzahl an Schnittstellen.  Zahlreichen Drittanbieter-Tools bieten einen direkten Export zu DATEV an. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die bereits verschiedene Softwarelösungen einsetzen.

App: Die mobile Nutzung über DUO ist verfügbar, dennoch bleibt die Hauptstärke die Desktop-Version. 

Reports: Mit DATEV / DUO erhält der Unternehmer die BWA, sobald der Steuerberater die Belege in DATEV gebucht hat. Und die BWA bereitstellt. Das kann je nach Steuerberater, Umfang der Buchungen und Grad der Automatisierung bis zu sechs Wochen nach Belegeinreichung dauern. 

Dokumentation & Support: Der Support von DATEV / DUO ist bekannt für seine Fachkompetenz und hat eine umfangreiche Dokumentation. Wir von den Lebensentdeckern schauen regelmäßig zu Datev, wenn wir spezielle Fragen in der Buchhaltung haben.

Fazit: DATEV / DUO ist zweifellos für die Steuerberater ein wundervolles Tool, um langfristig auf die Schuhkartons oder Ordner zu verzichten und die Buchhaltung weiter zu digitalisieren. Aber als alleiniges Tool für den selbstbestimmten Unternehmer finden wir es etwas dürftig.

Wir empfehlen unseren Kunden aber nach wie vor am liebsten Lexware Office*. Die Steuerberater-Anbindung ist ebenso gut und die Kontierung der Belege dauert nicht wesentlich länger als “nur hochladen” bei DATEV Unternehmen Online.
Dafür hast Du dann aber auch einen Leistungsumfang, der sich sehen lassen kann. 

Buchhaltungssoftware für Zielgruppen

Jeder Unternehmer hat unterschiedliche Anforderungen an seine Buchhaltungssoftware – je nach Unternehmensgröße, Branchenfokus und spezifischen Bedürfnissen. 

In diesem Abschnitt ordnen wir verschiedene Buchhaltungsprogramme den jeweiligen Zielgruppen zu, um Dir eine maßgeschneiderte Empfehlung zu geben. Unser Ziel ist es, Dir eine passende Lösung für Deine individuellen Buchhaltungsansprüche zu bieten, damit Du effizient und sauber arbeiten kannst. Dadurch sparst Du nicht nur Zeit, sondern auch unnötige Kosten.

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer ist Lexware Office* eine besonders attraktive Option. Gerade im ersten Jahr, wenn es darum geht, Kosten niedrig zu halten, bietet der M-Tarif von Lexware Office eine solide Grundlage. Da Kleinunternehmer in der Regel keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen, ist dies eine kostengünstige Lösung.
Nach einem erfolgreichen Start kannst Du entscheiden, ob Du erweiterte Funktionen bei Lexware Office nutzen oder die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch nehmen möchtest.

Buchhaltungssoftware für das Kleingewerbe

Lexware Office* ist ebenfalls ideal für das Kleingewerbe geeignet. Die Software deckt die grundlegenden Anforderungen effizient ab und ermöglicht es Dir, den Überblick über Deine Finanzen zu behalten. 

Buchhaltungssoftware für Freiberufler

Auch Freiberufler profitieren von Lexware Office*. Die Software bietet alle notwendigen Tools, um die Buchhaltung einfach und zeitsparend zu gestalten, was besonders für Selbstständige wichtig ist, die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren möchten.

Buchhaltungssoftware für Einzelunternehmer

Für Einzelunternehmer stellt Lexware Office* eine zuverlässige Lösung zur Buchhaltung und Finanzverwaltung dar. Die bedienerfreundlichen Funktionen erleichtern den buchhalterischen Aufwand erheblich.
Ab Version L können Selbständige ihre Umsatzsteuer selbst übermitteln.

Buchhaltungssoftware für E-Commerce Händler

Shops im E-Commerce findet Lexware Office* finden aufgrund seiner Integrationen zu Plattformen wie Shopify, Amazon Business, Billbee und PayJoe eine hervorragende Basis für die Buchhaltung.
Allerdings aktuell nur bis zu einer bestimmten Shop-Größe.
Da Unternehmer nur bedingt Verrechnungskonten hinzufügen können, wird die Buchhaltung ab einer bestimmten Größenordnung unübersichtlich.
Online-Händler mit über tausend Verkäufen pro Monat brauchen buchhalterische Kompetenzen und Geduld, um nicht im Buchhaltungs-Dschungel zu versacken.

Je nach Buchhaltung-Skills und dem Willen, es selbst machen zu wollen, könnte der Buchhaltungsbutler* für Online-Händler die bessere Wahl sein.

Eine weitere Option ist: DATEV Unternehmen Online. Und damit auch: abgeben an den Steuerberater.
Mit Programmen wie AccountOne oder Pathway Solutions lassen sich die Daten aus Shops gesammelt per CSV oder automatisiert zum DATEV übertragen.

Bevor Du überstürzt die Buchhaltungssoftware wechselst, frage bitte unbedingt Deinen auserwählten Steuerberater, ob er mit Lexware Office oder dem Buchhaltungsbutler arbeitet.

Buchhaltungsprogramme für GmbHs und UGs

Für Kapitalgesellschaften – GmbH und UG – eignet sich Lexware Office hervorragend. Für unsere eigene Gessellschaft, die Lebensentdecker GmbH machen wir seit 2 Jahren die Buchhaltung mit Lexware Office.
Unser Steuerberater ist happy mit den Daten.

Für GmbHs und UGs mit komplexeren Sachverhalten ist der Buchhaltungsbutler die bevorzugte Wahl. Der Vorteil bei dieser Software ist, dass Du Bilanzierungsfunktion hast.

So hast Du auch im laufenden Jahr einen guten Überblick über Deine Unternehmenszahlen.
Wenn Du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, brauchst Du diese Funktion nicht unbedingt. Dein Steuerberater erstellt Bilanz und Jahresabschluss.

Buchhaltungssoftware für Vereine und gGmbHs

Für Vereine und gemeinnützige GmbHs eignet sich hervorragend der Buchhaltungsbutler.

Entscheidend sind hierfür die Kontenrahmen SKR 42 und SKR 49. Das sind die Standardkontenrahmen von Datev, welche die Buchungen der gemeinnützigen Organisationen in die verschiedenen Bereiche aufteilen. 

Unser Lieblings-Tool Lexware Office ist für gemeinnützige Organisationen nur bedingt geeignet.
Oftmals finden die NGOs keinen Steuerberater, der bereit ist, die Daten aus Lexware Office zu ziehen und zu verarbeiten. 

Wichtig: Frage bitte unbedingt vor dem Wechsel der Buchhaltungssoftware, ob Dein Steuerberater bereit ist, für die Deine gemeinnützige Organisation die selbst gebuchten Daten aus dem Progamm zu importieren.

Ersetzt die Buchhaltungssoftware den Steuerberater? 

Wir empfehlen grundsätzlich den Einsatz von Buchhaltungssoftware, um die eigene Buchhaltung zu übernehmen. 

Regelmäßig werden wir gefragt, ob eine solche Software den Steuerberater vollständig ersetzen kann. Die Antwort ist vielschichtig und hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Komplexität der Geschäftstransaktionen und die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens.

Wir sagen mal “Nein!” 

Vorteile des Selberbuchens

Du hast ruckzuck Routine und einen guten Überblick über Deine Zahlen und die finanzielle Situation Deines Unternehmens. Zu den größten Vorteilen gehört die Kosteneffizienz, da Du Ausgaben für externe Dienstleister einsparen kannst. 

Gründe für einen Steuerberater

Trotz der Vorteile des Selberbuchens gibt es viele logische Gründe, warum ein Steuerberater eine wertvolle Ergänzung bleibt.
Ein Steuerberater bietet nicht nur umfassende Kenntnisse der Steuergesetze, sondern hilft auch bei komplexen Steuerangelegenheiten, die über die Kompetenz einer Software hinausgehen. Mit seiner Expertise kann er bei der steuerlichen Optimierung und rechtssicheren Abwicklung von Anforderungen unterstützen. Sachverhalte, die Du in Eigenregie möglicherweise übersehen würdest.

Zudem bleibt er über die sich ständig ändernde Steuerlandschaft informiert und kann die strategische Planung langfristig verbessern.

Lösung: Optimierung der vorbereitenden Buchführung

Die effizienteste Lösung liegt in der Kombination beider Ansätze: 

➺ Die Buchhaltungssoftware erleichtert die vorbereitende Buchführung.

 ➺ Der Steuerberater übernimmt die finale Abstimmung sowie komplexe Aufgaben. 

Diese Symbiose ermöglicht es, die Kontrolle über die täglichen Buchhaltungsprozesse zu behalten.

Gleichzeitig kannst Du von der Expertise eines Fachmanns profitieren. So nutzt Du die besten Aspekte beider Welten: Effizienz und Kontrolle auf der einen Seite, Sicherheit und Professionalität auf der anderen.

FAQ: Die meistgestellten Fragen und Antworten zu unserem Buchhaltungs­software-Vergleich

Du hast noch Fragen? Dann lass uns bei einem virtuellen Espresso darüber sprechen.