Buchhaltung automatisieren:
Wie Du die Buchhaltung digitalisierst, sodass Prozesse automatisch ablaufen
✎ von Mandy – 🕒 erstellt am 13. Oktober 2024 – 🕙 aktualisiert am 26. Dezember 2024
Zahlreiche Unternehmen behandeln ihre Buchhaltung eher stiefmütterlich.
Angebote und Rechnungen schreiben, Belege sortieren und buchen – das dauert ewig, wenn Du kein gutes System hast. Und Spaß macht es übrigens auch nicht.
Egal, ob Du ein Einzelunternehmen hast, Freiberufler bist oder eine GmbH führst.
In diesem Blogartikel erfährst Du, wie Du das Belegmanagement und die Buchhaltung so automatisieren kannst, dass sie endlich Freude macht. Wir zeigen Dir, welche Tools Dir dabei helfen, Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren.
Was bedeutet “Automatisierte Buchhaltung”?
Die Zeiten, in denen irgendjemand die Buchungen in dicke Kassenbücher oder auf T-Konten-Papier eingetragen hat, sind schon lange vorbei.
Das übernehmen inzwischen moderne Buchhaltungsprogramme. Ganz digital.
Unser absolutes Lieblingsprogramm für die digitale Buchhaltung ist Lexware Office* (vorher lexoffice).
Auf einen Blick: Wie kannst Du Deine Buchhaltung automatisieren?
- Das richtige Buchhaltungsprogramm – Das Buchhaltungsprogramm erkennt die meisten Buchungen automatisch, ordnet sie zu und verbucht sie.
- Automatischer Eingang von Belegen – Mit Tools wie Make.com, Zapier oder GetMyInvoices überträgst Du Dokumente automatisch in Dein Buchhaltungsprogramm.
- Automatisierung für Fortgeschrittene: Verbinde andere Programme Deines Business mit Deinem Buchhaltungsprogramm. Hier einige Beispiele:
➺ Verknüpfe Online-Plattformen wie Elopage oder ThriveCart mit dem Buchhaltungsprogramm Lexware Office und lasse Rechnungen an Kunden automatisch buchen.
➺Lasse die monatlich getrackten Stunden (z.B. via Toggl) zu Lexware Office übertragen. Die Rechnungen werden automatisch erstellt.
➺ Übertrage Rechnungen für Käufe in Deinem Online-Shop (Shopify, Etsy, Amazon) automatisch in das Buchhaltungsprogramm, ohne sie manuell zu erfassen.
Vorteile und Nachteile der automatisierten Buchhaltung
“Das haben wir schon immer so gemacht.”
Diesen Satz habe ich zu Beginn meiner Ausbildung im Rechnungswesen häufiger gehört. Er ist die größte Bremse für die Umsetzung effizienter Prozesse.
Warum ist es sinnvoll, diese krasse Wand der eingefahrenen Strukturen zu durchbrechen?
Lass uns das mal gemeinsam beleuchten:
Vorteile der automatisierten Buchhaltung
- Zeitersparnis:
Routineaufgaben wie das Erfassen von Belegen, das Erstellen von Rechnungen und das Abgleichen von Konten laufen automatisch. Das spart Zeit. - Erhöhte Genauigkeit:
Ein automatisiertes Rechnungswesen minimiert menschliche Fehler bei der Dateneingabe und bei der Verarbeitung von digitalen Belegen. - Intelligentes Belegmanagement:
Digitale Rechnungen können automatisch über eine Schnittstelle oder per E-Mail an das Buchhaltungsprogramm gesendet werden. Über OCR-Texterkennung schlägt das Programm eine Buchung vor und füllt Eingabemaske aus. Über Filter und Suche findet der Nutzer die Belege leicht wieder. - Kurze Einarbeitungszeit:
Mitarbeiter müssen nicht mehr aufwändig und lang geschult werden, um die neue Software effektiv zu nutzen. Mithilfe unserer Checkliste ist eine Einarbeitung in die Buchführung in kürzester Zeit möglich. - Kostenersparnis:
Weniger manuelle Arbeit bedeutet auch weniger Personal in der Buchhaltung und damit geringere Kosten in der Buchhaltung. - Echtzeit-Reporting:
Transaktionen in der Bank werden in Echtzeit verarbeitet. Kontoauszüge liest der Unternehmer nicht mehr monatlich ein. Die Anbindung an Schnittstellen ermöglicht eine regelmäßige Synchronisation der Transaktionen. Das beschleunigt die Erstellung von Finanzübersichten und ist die perfekte Basis für eine sichere Entscheidungen in der Geschäftsführung. - Skalierbarkeit:
Automatisierte Buchhaltungssysteme können leichter skaliert werden. So kann Dein Unternehmen ohne immensen personellen Aufwand wachsen. - Integration in andere Systeme:
Du kannst Buchhaltungssoftware oft über eine Schnittstelle mit anderen Tools wie CRM oder E-Commerce-Plattformen verbinden. - Compliance und Sicherheit:
Buchhaltungssoftware wie Lexware Office* wird regelmäßig aktualisiert, um gesetzlichen Anforderungen und Steueränderungen gerecht zu werden.
Sie entsprechen den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD-konform).
Nachteile der automatisierten Buchhaltung
- Zeitaufwand zur Einrichtung:
Die Prozesse müssen einmal festgelegt und die Automation eingerichtet werden. - Grenzen der Technik / Grenzen der Automatisierung:
Manche komplexe Situationen erfordern menschliches Urteilsvermögen, das automatisierte Systeme möglicherweise nicht vollständig ersetzen können. - Wiederholungsfehler:
Ist ein Prozess inklusive Buchhaltungsautomation einmal falsch eingerichtet, zieht sich der Fehler eventuell über einen langen Zeitraum durch. Kontrollen und Feedbackschleifen sind enorm wichtig. - Abhängigkeit vom Software-Anbieter:
Der sogenannte Vendor-Lock-in bedeutet, dass Du von einem Anbieter abhängig bist und dass es schwierig sein kann, von diesem wegzukommen. Die meisten Buchhaltungsprogramme speichern die Daten nur, solange Du die Lizenzgebühr zahlst. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt allerdings 10 Jahre. Bei einem Systemwechsel zahlst also die Lizenz weiter. Oder Du exportierst die Daten, kannst das Programm aber nicht mehr als Archiv nutzen.
Gut zu wissen: Bei Lexware Office hast Du auch nach der Kündigung 10 Jahre Zugriff auf Deine alten Daten. - Servicequalität:
Die Qualität des Kundensupports und der Dienstleistungen des Anbieters kann variieren und die Nutzung der Software beeinflussen.
Die Automatisierung der Buchhaltung lohnt sich für kleine und mittlere Unternehmen, da so die Kosten für die Buchhaltung deutlich reduziert werden können.
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Bonus: Wir prüfen Deine Buchungen in lexoffice
Wie funktioniert automatisierte Buchhaltung?
Der erste Schritt zur Automatisierung ist die Wahl des richtigen Buchhaltungstools.
Einige Unternehmer nutzen noch immer Excel für ihre Buchhaltung. Doch für die automatisierte Buchführung ist das Tabellenprogramm wenig geeignet.
Wir liiiieben Excel, aber sorry: Es ist nicht GoBD-konform. E-Rechnung kann das Programm auch nicht. Und Schnittstellen zu anderen Tools fehlen meist auch.
Wie funktioniert das bei einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware?
Die wiederkehrenden Buchführungsaufgaben übernimmt ein Software-Roboter. Die Technologie nennt sich Robotic Process Automation (RPA).
Beim Einrichten der Software lernt diese anhand Deiner Buchungen. Also zum Beispiel bei Deiner Telefonrechnung.
Wenn Du einen Standardprozess definiert hast, kann Dir das Programm diese Klicks später abnehmen und die Telefonrechnung automatisch verbuchen.
Du bekommst einen Buchungsvorschlag und stimmst diesem zu.
In Lexware Office* zählen dazu:
- Erkennen des Lieferanten, Datum und Betrag auf Belegen
- Kategorisierung von Ausgaben
- Zuordnungsvorschläge für Buchungen
- Synchronisierung von Transaktionen mit der Bank (oder Paypal)
- Berechnung von Umsatz- und Vorsteuer
- übersichtliches Finanzreporting
- Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung inkl. ELSTER Schnittstelle
Welche Software wir für die Automatisierung Deiner Buchhaltung empfehlen
Für die einfache Automatisierung der Buchhaltung empfehlen wir im ersten Schritt Lexware Office*.
Für unsere eigenen GmbH nutzen wir das Programm auch. Das Buchhaltungstool bietet alle nötigen Funktionen, um den gesamten Buchhaltungs-Prozess deutlich zu vereinfachen.
Du nutzt schon längst Lexware Office, Sevdesk oder eine andere cloudbasierte Software für Deine Buchhaltung? Dann spring gleich weiter zur Automatisierung für Fortgeschrittene.
Natürlich gibt es auch Prozesse, bei denen Du Belege manuell erfassen und zuordnen kannst.
In Lexware Office integriert ist die automatische Texterkennung. Ziehst Du neue Belege in Dein Lexware Office, startet die Belegerkennung.
Die optische Texterkennung (OCR) liest die Daten aus den Belegen und erstellt einen Buchungsvorschlag:
Hast Du den Dienstleister oder Lieferanten schon in Lexware Office gespeichert, bietet das Tool die gespeicherte Kategorie an.
Die Rechnungsnummer, den Betrag und das Datum übernimmt Lexware Office in vielen Fällen aus dem Dokument.
Voll automatisch.
Lexware Office ermöglicht außerdem die vorbereitende Buchhaltung mit angebundenem Bankkonto. Das bedeutet, dass alle Deine Umsätze automatisch in den Menüpunkt “Bank” übertragen werden. Je nach Geschäftskonto werden die Buchungen einmal täglich übertragen oder Du rufst sie mit wenigen Klicks selbst ab.
Welche Bankkonten das können, siehst Du in unserer Liste:
➺ Übersicht Geschäftskonten – Anbindung in Lexware Office
Ein echter Vorteil in Lexware Office: Zuordnungsvorschläge.
Einnahmen und Ausgaben können damit automatisch zugeordnet werden – ein Traum.
Die Software „lernt“ kontinuierlich dazu, sodass sie wiederkehrende Buchungen immer präziser automatisch zuordnet.
Schnittstellen, Erweiterungen und API
Vielleicht hast Du diese Begriffe schon gehört: API oder API-Key.
Doch was bedeutet das?
API ist die Abkürzung für `Application Programming Interface´. Diese Schnittstelle ermöglicht verschiedenen Softwareprogrammen, miteinander zu „sprechen“ und Informationen auszutauschen.
Der API-Key ist ein Zugangs-Schlüssel. Vergleichbar mit einem Passwort kann mit ihm eine Software Zugriff auf eine andere Software erhalten.
Dank der Lexware Office API-Schnittstelle lässt sich die Software nahtlos in verschiedene Systeme integrieren. So bestehen beispielsweise Schnittstellen zu WooCommerce.
Die Liste mit Erweiterungen zu externen Tools, die Du mit Lexware Office verbinden kannst, ist lang.
Reisekosten, Finanzplanung, E-Commerce – Welches Programm willst Du mit Lexware Office verknüpfen?
➺ Liste von Lexware Office mit Erweiterungen
Unser persönliches Highlight: Der Abruf von Eingangsrechnungen von Amazon.
Kaufst Du regelmäßig Material oder Technik über Amazon, kannst Du Lexware Office easy mit Amazon verbinden. Alles, was Du dafür brauchst, ist ein Amazon Business Account.
Wie die Anbindung funktioniert, erklärt Lexware Office in diesem Beitrag.
Über den Lexware Office API-Key und die Lexware API-Schnittstelle kannst Du weitere Programme integrieren. Tools, die keine direkte Lexware Office-Schnittstelle haben, kannst Du mit Make oder Zapier mit Deiner digitalen Buchhaltung verknüpfen.
Wir helfen Dir bei der Einrichtung Deiner Schnittstellen ➺ Buchhaltung? Läuft.
Besonders vorteilhaft finden wir die Direktanbindung an Deinen Steuerberater. Über die Schnittstelle kannst Du alle relevanten Daten sicher und in Sekunden übermitteln.
Noch besser: Dein Steuerberater kann die Buchungen und die Belege über die DATEV-Anbindung selbstständig aus Deinem Lexware Office abrufen.
Mit Lexware Office* hast Du also eine leistungsstarke Lösung, die viele Prozesse Deiner Buchhaltung automatisiert und Dir wertvolle Zeit spart.
Automationen für Fortgeschrittene: Praktische Beispiele aus unserer Zusammenarbeit mit Kunden
“Geht das auch automatisch?”
Diese Frage stelle ich mir oft, wenn ich in Strategie-Gesprächen mit Kunden die Prozesse bespreche.
Was ich dabei häufiger höre:
- Zu Monatsbeginn bin ich mehrere Stunden damit beschäftigt, die Rechnungen an unsere Kunden zu erstellen.
- Das Zusammentragen von Belegen aus der Mailbox und von den unterschiedlichen Plattformen ist extrem nervig.
- Seitdem wir über ThriveCart und Elopage so viele Kurse verkaufen, bleibt die Erfassung der Ausgangsrechnungen oft liegen. Es ist enorm zeitaufwendig, die Kundenrechnungen in Lexware Office zu buchen.
Wirklich? Soll das so sein?
Kein Wunder, dass Dir die Buchhaltung keinen Spaß macht.
Wir haben Dir einige Buchhaltungsautomations aus der Praxis mitgebracht, die wir bei unseren Kunden einrichten.
PDF-Belege aus dem Posteingang direkt zu Lexware Office übertragen
Das ist unsere absolute Lieblingsautomatisierung in der Buchhaltung.
Diese richten wir meistens ein, wenn wir die Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden starten.
Und die geht so:
1️. Rechnung geht im E-Mail-Postfach ein (Gmail, Outlook, Thunderbird, etc.).
2️. PDF wird per Automation direkt zu Lexware Office übertragen.
3️. In Lexware Office finden wir die Rechnung im Ordner “zu prüfen”. Durch die Belegerkennung werden in vielen Fällen das Datum, die Belegnummer, Betrag und oft auch der Lieferant erkannt.
4. Die Rechnung wird automatisch in der Mailbox getaggt oder zusätzlich in der Cloud gespeichert.
Was bringt Dir die automatische Übertragung von Belegen?
Wenn Du Dich bei Lexware Office* einloggst, sind die Eingangsbelege schon drin.
- Du sparst 15 Minuten Arbeitszeit, Woche für Woche
- Belege werden nicht mehr vergessen oder übersehen
- Du hast den Kopf frei für die wesentlichen Dinge
Übrigens: In der einfachen Variante kannst Du den Mail-Import zu Lexware Office selbst einrichten. Wenn Du Lexware Office XL bereits nutzt, probier es gleich mal aus:
➺ Belege per Mail an Lexware Office senden
Angebote automatisieren
Angebote kannst Du superleicht mit Lexware Office erstellen und versenden.
Und das geht so:
Du klickst auf “neuer Beleg/Angebot”, legst den Kontakt an, wählst das zuvor gespeicherte Produkt aus und schickst das Angebot an den Interessenten.
Oder Du nutzt wie wir eine Automatisierung:
Mit unserem Lieblingsautomatisierungstool Make.com baute Swen die Automation für die Lebensentdecker.
Und so läuft es jetzt ab:
1. Wenn ein Interessent zu uns passt und wir helfen können, machen wir im Gespräch ein Angebot und schicken es nach dem Kennenlernen per Mail.
So war es bisher auch. Neu ist:
2. Wir tragen den Namen, die Adresse und unsere Dienstleistung in unser Formular ein.
3️. Mit dem Bestätigen wird automatisch ein Kontakt in Lexware Office angelegt und das Angebot als Entwurf in Lexware Office erstellt.
4️. Nach dem Video-Call öffnen wir den Entwurf in Lexware Office und versenden ihn.
Das spart Zeit und gedankliche Ressourcen.
Nimmt der Interessent das Angebot an, startet die nächste Automation in unserem System:
- In der Cloud wird ein Kundenordner erstellt (Kundenname + Firmenname).
- Checkliste für Kunden als Dokument erstellen und im Ordner speichern.
- Vertrag erstellen & als PDF speichern (AVV erstellen & als PDF speichern).
- AGB im Kundenordner speichern.
- Mail an Kunden mit Begrüßung & Checkliste als Anhang als Entwurf erstellen.
- Kunden in Aufgabentool anlegen & Aufgabe für Onboarding erstellen (z.B. ClickUp, Asana).
- Termin-Aufgabe in Aufgabentool erstellen ➺ nach x Tagen Kontakt zum Kunden aufnehmen.
- Je nach Dienstleistung erstellt die Automatisierung eine Rechnung in Lexware Office.
Die Automatisierung brauchst Du auch für Deine Buchhaltung?
Die Einrichtung dieser Automation bieten wir als Dienstleistung an.
Schreib uns einfach eine kurze Nachricht und wir rocken das gemeinsam.
Rechnungen mit Make.com von ThriveCart zu Lexware Office übertragen
Unsere Kundin Bärbel nutzte bis vor kurzem noch EloPage, um ihre Kurse zu verkaufen.
Mit steigenden Verkäufen nahmen die Kosten für EloPage unverhältnismäßig zu.
Daher wechselte sie zu ThriveCart*.
Genau wie bei EloPage können Online-Unternehmer, Coaches und Berater dieses Tool als Plattform für ihre Buchungen nutzen.
Bei Elopage nutzte Bärbel das Reseller-Modell und erhielt monatlich nur eine einzige Rechnung von EloPage. Ihre Kunden kaufen jetzt den jeweiligen Kurs über den ThriveCart-Link und werden direkt zum Zahlungsanbieter weitergeleitet.
Jeder Kunde erhält eine Rechnung. Anders als bei Elopage erhält die Coachin keine Sammelrechnung. Die Rechnungen werden zwar über ThriveCart automatisch an die Käufer gesendet, doch in der eigenen Buchhaltung fehlt die Rechnung.
Bärbel lud die Rechnungen also manuell von ThriveCart herunter und erfasste sie in Lexware Office.
Jede Rechnung einzeln.
Das mag bei 5 Rechnungen pro Monat noch okay sein.
1. Rechnung bei ThriveCart herunterladen.
2️. Rechnung zu Lexware Office hochladen.
3️. Manuell buchen.
Bei 50 Rechnungen pro Monat können dafür locker 2 Stunden draufgehen.
Schade um die Zeit.
Mit dem Tool Make.com haben wir für genau diesen Fall eine Automation gebaut.
Kauft ein Kunde auf ihrer Seite ein E-Book oder einen Online-Kurs, wird diese Rechnung automatisch in Lexware Office erstellt und an den Kunden. Ist der Käufer ein Firmenkunde, wird die Rechnung in Lexware Office als E-Rechnung erstellt.
Das manuelle Erfassen und Speichern der Rechnungen fällt weg. Geht die Zahlung über PayPal ein, wird sie automatisch in den Zuordnungsvorschlägen angezeigt.
It´s magic ✨
Die Einrichtung dieser Buchhaltungsautomation in kurzer Zeit umgesetzt und ermöglicht eine langfristige Steigerung der Effizienz.
Klingt spannend für Dich aber aber Deiner Rechnungen werden über den Zahlungsanbieter Stripe erstellt? Oder Du willst die Ausgangsrechnungen von ThriveCart zu sevdesk oder zum Buchhaltungsbutler übertragen?
Schreib uns jetzt eine Nachricht und gemeinsam automatisieren wir Deinen Rechnungsausgang:
➺ Nachricht mit Automatisierungswunsch senden
Welches Tool ist besser: Make.com oder Zapier?
Make.com (früher Integromat) ist nicht das einzige Tool, mit dem Du Automatisierungen für das Rechnungswesen bauen kannst. Etwas bekannter für Automatisierungen ist das Tool Zapier.
Unsere Tabelle gibt Dir einen Überblick über bekannte Tools:
Rechnungen automatisch herunterladen: Belege abrufen
Wenn Du das Rechnungswesen automatisieren willst, merkst Du schnell:
Nicht alle Rechnungen werden per E-Mail verschickt und landen als PDF im Posteingang.
Unternehmen wie Vodafone, OpenAI, Zoom oder Canva stellen die Rechnungen auf ihrer Webseite bereit. Um die Zahlungen ordnungsgemäß zu verbuchen, musst Du erst mühsam alle Rechnungen aus den Portalen abrufen.
Einloggen, Seite suchen, herunterladen, zu Lexware Office hochladen.
Und wieder fragst Du Dich:
“Geht das nicht einfacher?”
Klar, geht das.
Der automatische Abruf von Belegen aus Portalen ist eine zeitsparende Lösung für Unternehmen, die sich diese Fleißarbeit sparen wollen.
Bei unseren Kunden setzten wir die Tools GetMyInvoices und Invoice Fetcher ein. Beide Anbieter können die Rechnungen automatisch aus den jeweiligen Portalen abrufen und zu Lexware Office übertragen.
Diese Tools erleichtern den Prozess, da sie den manuellen Download überflüssig machen. Mit GetmyInvoices haben wir unterschiedliche Erfahrungen bei unseren Kunden gemacht – die einen sind enorm happy, weil der lästige Download von Belegen entfällt.
Andere Unternehmer sind genervt, weil die Verbindung der Portale ständig hängt und Belege nicht zuverlässig zur Buchhaltungssoftware übertragen werden.
Teste am besten selbst, ob Dir die Dienste Arbeit abnehmen. Ein Vergleich der beiden Portale zeigt:
GetMyInvoices* bietet zahlreiche Funktionen, die Deine Buchhaltung erleichtern können. Wenn die Verbindung nicht gerade hängt.
Als kleines oder mittleres Unternehmen brauchst Du die Dokumentenfreigabe vermutlich nicht. Einige der Extras findest Du zudem in Deinem Buchhaltungsprogramm – etwa die Anbindung der Bank, die ScanApp oder die Auswertungen. Bei einem Preis ab 19 Euro für 5 Portale kann sich das Portal lohnen.
- über 10.000 Portale angebunden
- Schnittstelle zu Datev & Lexware Office
- Synchronisation von Bankkonten
- bis zu 5 Portale im kleinsten Paket
- monatlich ab 19 € netto
Invoice Fetcher ist besonders für kleinere Unternehmen attraktiv, da es eine schlanke Lösung mit Fokus auf den automatischen Belegabruf bietet.
- über 1.000 Portale angebunden
- Schnittstelle zu Datev & Lexware Office
- keine Synchronisation von Bankkonten
- bis zu 3 Portale im kleinsten Paket
- monatlich ab 3,99 € netto
Beide Tools kannst Du problemlos mit der Buchhaltungssoftware Lexware Office* verbinden. Du kannst sie kostenlos testen und ausprobieren, ob Deine Portale für den Abruf von Belegen unterstützt werden.
Automatisierung der Buchhaltung mit WooCommerce und Lexware Office
WooCommerce ist ein beliebtes E-Commerce-Plugin für WordPress-Webseiten. Nutzer können damit Online-Shops einfach und effektiv erstellen. WooCommerce ist in der kostenlosen Basis-Version für den amerikanischen Markt entwickelt, aber mit dem Plugin “Germanized” optimal rechtssicher nach deutschem Handels- und Steuerrecht nutzbar.
Mit WooCommerce kannst Du Produkte, Bestellungen und Kunden effizient verwalten. Allerdings wird die manuelle Buchhaltung schnell zu einer Herausforderung, wenn das Bestellvolumen steigt. Hier kommt die Integration zu Lexware Office ins Spiel.
Die Integration dieser beiden Systeme ermöglicht eine nahtlose Übertragung von Verkaufsdaten, Kundeninformationen und Rechnungen. Jeder Verkauf über WooCommerce wird automatisch zu Lexware Office übertragen. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert Fehler, die bei der manuellen Eingabe von Daten auftreten können.
In Lexware Office können die Rechnungen je nach Zahlungsanbieter sogar automatisch zugeordnet werden. Bei Paypal klappt das hervorragend.
Bei Zahlungsanbietern wie Mollie wird hingegen eine Sammelrechnung erstellt. Da ist die Buchung etwas komplexer.
Insgesamt können wir allerdings die Kombination von Lexware Office und WooCommerce für den deutschen Markt sehr empfehlen.
Prüfe aber immer vorher, ob sich ein eigener Shop für Dich lohnt.
Spezialfall: Buchhaltung automatisieren für E-Commerce
Etsy, Amazon FBA, Ebay oder Shopify.
Hast Du einen Online-Shop, ist die automatisierte Buchhaltung noch wichtiger. Bei 200 Verkäufen pro Monat möchtest Du die Zahlungen nicht manuell zuordnen. Glaub mir.
Für Online-Shops gibt es einige Lösungen, die Du per Schnittstelle mit Lexware Office verbinden kannst.
In unserer Buchhaltungs-Praxis haben sich für Online-Shops diese Tools bewährt:
Billbee – Sobald die Verkäufe in Deinem Shop steigen, solltest Du Rechnungen nicht mehr manuell erstellen und versenden. Mit Billbee kannst Du als Online-Händler Verkaufsplattformen wie Amazon, eBay, Etsy und eigene Shopsysteme zentral steuern und die Bestellungen automatisiert verwalten. Das Tool versendet automatisch Rechnungen an Deine Kunden.
Und das Beste: Über die Schnittstelle werden die Rechnungen zu Lexware Office übertragen und dort gebucht.
Mit den korrekten Einstellungen matcht Lexware Office die Rechnungen mit den Zahlungseingängen und schlägt die Zuordnung in der Bank vor.
PayJoe – Ist besonders nützlich für E-Commerce Händler, wenn sie Sammelzahlungen von Plattformen wie Amazon, eBay, Shopify oder anderen Marktplätzen erhalten.
PayJoe splittet die Sammelbuchungen von Zahlungsdienstleistern wie Stripe, Klarna oder Mollie auf. So brauchst Du die Eingänge nicht manuell mit den einzelnen Rechnungen verbinden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler im Zahlungsabgleich.
Der Nachteil bei PayJoe: Das Tool teilt nicht nur die Zahlungseingänge in die einzelnen Transaktionen auf, sondern auch die Verkaufsgebühren. Bei einem profitablen Online-Shop können dadurch monatlich hunderte Buchungen hinzukommen.
Billbee und PayJoe übernehmen somit eine Schnittstellen-Funktion und werden zwischen Lexware Office und die E-Commerce-Plattformen geschaltet.
Mit diesen Tools ist es möglich, die Buchhaltung für Amazon FBA oder andere E-Commerce-Plattformen zu automatisieren und alle notwendigen Belege und Rechnungen zentral in Lexware Office zu verwalten. So kannst Du Deine Amazon FBA Buchhaltung selber machen.
Shopify IntegrationsApp – Wenn Du einen Online-Shop bei Shopify hast, bietet die App eine preiswerte Alternative. Für monatlich 9 USD kannst Du Rechnungen von Shopify per Schnittstelle zu Lexware Office übertragen lassen. Im Menüpunkt “Bank” werden die Sammelzahlungen in einzelne Buchungen aufgeteilt.
Über die Zuordnungsvorschläge verknüpft Lexware Office die Zahlungen mit den übertragenen Rechnungen.
Auch hier gibt es einen Nachteil: Transaktionsgebühren und die Gegenbuchungen werden anders als bei PayJoe nicht automatisch erzeugt. Du erstellst eine manuelle CSV, die Du in die Bank importierst.
Buchhaltungs-Export für Etsy-Shops – Viele Portale für Online-Shops stellen für die Verkäufer eine CSV-Datei bereit, welche die Unternehmer für die deutsche Buchhaltung umständlich aufbereiten müssen, damit sie diese importieren können.
Für Etsy-Shops hat Dagmar Kinter von Kassenklingeln ein hilfreiches Tool entwickelt. Damit kannst Du die CSV von Etsy leicht in ein für Lexware Office brauchbares Format umwandeln.
Buchhaltungspaket Premium
Bonus: Wir prüfen Deine Buchungen in lexoffice
Buchhaltung der Zukunft – Voll automatisch?
Automatisierte Buchhaltung spart Zeit und ist weniger fehleranfällig.
Wir sind überzeugt, dass sich die Buchhaltung in der Zukunft weiter verändern wird.
“Shit in, Shit out.”
Bedeutet: Wenn Du Datenmüll in Deine Buchhaltung reinkippst, hast Du danach automatisierten Datenmüll.
Mach Dir also vorab Gedanken über Deine Prozesse, dokumentiere sie und automatisiere sie dann.
Während vor 50 Jahren noch der Buchhalter Papierbelege in Ordner geheftet und die Kontierungen in endlose Listen eingetragen hat, stehen heute die Verbindungen von Schnittstellen im Vordergrund.
Mit den richtigen Buchhlatungsautomation kannst Du Deine Finanzbuchhaltung so automatisieren, dass sie endlich Spaß macht. Wir helfen Dir gern bei der Einrichtung. Im Video-Call beraten wir Dich, welche Tools Dir helfen, Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren.
Sende uns jetzt eine Nachricht oder lass uns bei einem virtuellen Espresso darüber sprechen.